Многим известен факт решения части своих личных вопросов сотрудниками компаний в рабочее время. С точки зрения человека – это необходимо, но одновременно с этим, отвлечение от рабочего процесса суммарно в течение месяца или года измеряется часами. Дополнительно к негативным последствиям можно отнести снижающуюся производительность, общую эффективность работы и, как общее следствие, снижение дохода по компании в целом.
Наблюдение за расходованием рабочего времени или мониторинг продуктивности способен предупредить перечисленные негативные последствия и другие проблемы. Например, если кто-то из сотрудников проводит значительную часть времени в соцсетях, мониторинг поможет это заметить и исключить. Возможные причины непродуктивного расхода рабочего времени следующие:
- Сотрудники «недозагружены», то есть им недостаточно обязанностей, а, следовательно, остается условно-свободное время, которое тратится ими в своем распоряжении;
- В коллективе есть авторитетный провокатор, который, не работая сам, «заражает» этим коллег;
- Социальные сети, игры онлайн или другие развлекательные сервисы выбираются вместо решения чрезмерно сложных задач.
Основная проблема мониторинга рабочего времени заключается в необходимости вовремя его сделать, не упустив причину появления «дыр» или нерациональных для компании источников, на которые сотрудник расходует свое рабочее время. Кроме того, часто нарушения носят эпизодический характер, и руководитель, заставший сотрудника врасплох, ограничивается сделанным ему единственным замечанием. Оптимизация в организационной структуре и комплектовании штата наделяет каждого работника большим количеством обязанностей, и руководителю зачастую бывает некогда выделить время для наблюдения за тем, насколько эффективно сотрудники используют свое рабочее время.
Методы контроля рабочего времени
Являясь неотъемлемой частью управленческой деятельности, контроль и учет рабочего времени необходим в компании любого размера и вида деятельности. Его отсутствие и соответственное грамотное вмешательство в устранение нарушений приводят к невыполнению планов компании, снижении эффективности работы и недополучению прибыли. Среди основных методов контроля рабочего времени выделяются следующие:
- Письменный отчет об использовании рабочего времени – содержит данные о времени прихода, затрачиваемых ресурсах времени на выполнение определенных поставленных перед сотрудником задач. Существенным недостатком этого метода является трудности проверки достоверности и правдивости предоставленных сведений;
- Прослушивание телефонных бесед сотрудников – это узко применяемый метод, поскольку его использование ограничивается только сферой проведения звонков, например, телефонное обслуживание клиентов, осуществление прямых продаж;
- Видеонаблюдение как метод мониторинга дорогой и трудоемкий процесс. Он необходим в компаниях с повышенными требованиями к информационной безопасности (банки) или складских помещениях, но факт осознавания сотрудником, что за ним постоянно следят, вызывает ряд негативных впечатлений;
- Контроль с использованием онлайн-сервисов и специального программного обеспечения.
Преимущества ПО для мониторинга рабочего времени
Главными достоинствами специализированных онлайн-приложений можно назвать их доступность, минимальные расходы на эксплуатацию, предоставление точных, объективных данных, а также возможность слежения как за одним сотрудником, так и за несколькими лицами или подразделениями одновременно. Программа точно проконтролирует, какое количество времени потрачено на работу, а какое – на решение личных вопросов. Ее отчет может содержать журнал посещаемости интернет-ресурсов с указанием затрачиваемого времени, с отображением нарушений, с распределением списка по заранее определенным категориям продуктивности. Данные обеспечат руководителя качественной, надежной и полезной информацией, а также избавят его от собственного негативного ощущения быть контролером, одновременно с этим позволяя вовремя реагировать на негативные для бизнеса в последующем ситуации.